月次の会議資料づくりを、会計ソフト×AIで2日から半日に。粗利も見える化

よくある現場の風景

月が明けた最初の月曜日。総務課長が、会計ソフトから先月の試算表を書き出しています。続いて販売管理ソフトから取引先ごとの売上、現場の作業日報から製品ごとの加工時間。形の違うExcelを並べて、毎月の会議資料の表に数字を一つずつ貼りつけていきます。

途中で合計が合わなくなり、どこで貼り間違えたかを探して1時間。値引きや返品の扱いも、月によって違います。グラフを作り直して資料ができあがるのは、2日目の夕方です。

月次の会議では、社長が売上の前年比を見て「先月は少し落ちたね」と言い、話は来月の段取りに移ります。どの製品で儲けて、どの取引先で手間ばかりかかっているのかは、誰もはっきり言えません。材料費が上がっても、どの取引先にいくら値上げをお願いすべきか、根拠になる数字がないままです。

AIを使う中小企業でも、数字の分析にまで使っているところは、まだ一部です。中小機構が2025年11〜12月に10,000社を対象に行った調査では、AIの導入率は20.4%でした¹。導入しているツールは、AIでは「生成AI」（82.6%）、ITでは「クラウド会計・給与計算」（69.4%）が進んでいます¹。その一方で、高度な分析や予測系のツールは活用が広がっていないと報告されています¹。

AIを入れると、こう変わる

月初の作業は、決まったデータを書き出して、決まったフォルダに置くところから始まります。会計ソフトの試算表、販売管理の売上明細、作業時間の表です。そのうえで集計用のExcelを開くと、売上・原価・粗利の表とグラフが、毎月同じ形でできあがります。

次に、AIに集計表を読ませ、先月や前年同月と比べて目立つ動きをまとめてもらいます。「A社向けの売上は横ばいだが、材料費の上昇で粗利が下がっている」「製品Bは加工時間が先月より増えている」。こうした気づきの下書きが、資料の1枚目に並びます。

課長の仕事は、表の合計が試算表と合っているかを確かめ、AIのメモのうち事実と違うものを消すことです。社長はそのメモに自分の見立てを足して、会議に臨みます。

このモデルケースでは、資料づくりは2日がかりから半日ほどになるのが目安です（毎月同じ形でデータを書き出せる場合）。会議は「何が起きたか」の報告ではなく、「なぜか」「次にどうするか」から話せるようになります。

あなたは中小企業の社長の、月次会議の準備を手伝うアシスタントです。
次の「月次の集計表（抜粋）」を読んで、会議で話す要点のメモを作ってください。

条件：
・先月や前年同月と比べて目立つ動きを、4つまで箇条書きにする
・数字は表にあるものをそのまま使う。差・合計・割合を新しく計算しない
・理由は決めつけない。考えられることは「会議で確かめたいこと」として問いの形で書く
・表から分からないことは、分からないと書く

――――― ここから例 ―――――
10月分／金額は千円／取引先名は記号／粗利率は表計算の式で出したもの
■ 取引先別　売上（10月／9月／前年10月）｜粗利率（10月／9月）
A社：4,820／4,790／4,750｜18.2%／24.5%
B社：2,310／2,950／2,880｜31.0%／30.6%
C社：1,640／1,210／980｜27.4%／26.9%
■ 試算表より　材料費：10月 7,350／9月 6,880
■ 作業日報より　製品Bの加工時間：10月 182時間／9月 141時間

仕組みを噛み砕くと

イメージとしては、毎月同じ手順で数字を集め、気づいたことを付箋に書いて渡してくれる、几帳面な経理補助さんのようなものです。ただし、この経理補助さんは、計算の答えと最終判断には責任を持ちません。

材料になるのは、どの会社にもある次の3種類のデータです。

使うときの流れは次のとおりです。

1. 入力：会計ソフトや販売管理から書き出したCSV・Excelのファイル
2. 集計：表計算の式とピボットテーブル（項目ごとに自動で集計する表）で、売上・原価・粗利を出す。AIには計算させません
3. AIがやること：集計表を読み、先月・前年同月との違いや目立つ動きを文章にする。グラフの案を出す。「粗利が下がった取引先は？」といった質問に答える
4. 人が確認すること：合計が試算表と合っているか。AIのメモが表の数字と合っているか。数字の理由をどう読むか
5. 出てくるもの：A4で1〜2枚の月次資料と、会議で話すことのメモ

道具は2通りあります。ExcelやGoogleスプレッドシートに組み込まれたAI機能を使う方法と、ChatGPT・Claude・Geminiなどに集計表を読ませる方法です。Microsoftのサポートページによると、ExcelのCopilotは、プロンプト（指示文）に基づいてデータと数式を生成し、データを集計できます²。データについて質問して、分析情報を特定することもできます²。Copilotの推論や、ブックへの変更が反映されたことは、ウィンドウで確認できるとされています²。

料金の例として、Microsoft 365 Copilot Businessは1ユーザーあたり月額$21と発表されています³。対象は、Microsoft 365 Businessプランで300ユーザー未満の組織です³。Google WorkspaceのBusiness Standardは、1ユーザーあたり月払いで¥1,900、年間プランで¥1,600です（いずれも税別）⁴。どちらも2026年11月時点の公式の情報です。円での価格や使えるAI機能の範囲は変わることがあるので、契約前に公式で確かめてください。毎月の資料づくりなら、使う人は社長と経理担当の1〜2人で足ります。

進め方の例（小さく始める）

ステップ1　数字の棚卸しと「見る数字」を絞る（1〜2週目）

会社にお願いするのは、今の月次資料と、会計ソフト・販売管理から書き出せるデータを見せていただくことと、1時間ほどの聞き取りです。伴走者は、どの数字がどこにあり、どれを手作業で集めているのかを一覧にします。そのうえで、会議で本当に見たい数字を3つほどに絞ります。

全部を一度に見えるようにする必要はありません。中小機構の伴走支援の事例に、食品製造業の宮野食品工業所があります。課題は「あいまいな原価管理」「勘と経験による意思決定」だったと紹介されています⁵。同社は売上高上位7品目に絞って、製造原価の内訳と取引先別の粗利の状況を見えるようにしました⁵。事例のページには「ここ数年、増収増益が続いており取組の成果が出てきている」と書かれています⁵。

ステップ2　集計表を作り、先月分で答え合わせ（3〜4週目）

伴走者が、書き出したデータを読み込んで売上・原価・粗利を出す集計表を作ります。先月分を手作業の資料と並べ、合計が一致するまで直します。データの書き出し方（期間、項目、ファイル名）は手順書にします。

紙の伝票や手書きの日報が多い場合は、ここでデータのそろえ方から考えます。中小機構の同じ調査では、AIの導入率は、大部分がIT化されている企業で56.8%、ほとんどが手作業である企業で26.7%でした¹。約30ポイントの差です¹。

ステップ3　AIのメモを足して会議で使う（2ヶ月目）

集計表をAIに読ませる指示文を整え、気づきのメモを資料に入れます。最初の数回は、課長がメモを一つずつ確かめ、外れたものの理由を伴走者と見直します。

ステップ4　見る数字を広げる（3ヶ月目以降）

製品別から取引先別へ、部門別から品目別へと、見る数字を少しずつ広げます。値上げのお願いや、手間のかかる仕事の見直しに数字を使えるようになるのは、このあたりからです。

同じ調査では、AI導入の壁として「導入にあたっての高コスト」（46.9%）や「社内のAIノウハウ不足」（42.0%）が挙がっています¹。ここまでを、数百万円の分析システムを入れるのではなく、今の会計ソフトとExcelを活かして作ります。詳しくは数字の見える化の悩みのページもご覧ください。

気をつけたいこと・AIに任せないこと

• 計算はAIにさせません。 合計・粗利・割合は表計算の式で出し、毎月、試算表の合計と照らし合わせる欄を作ります。AIが文章の中で書く数字も、表の数字と合っているかを確かめます。
• 数字の理由は、人が考えます。 「なぜ下がったか」は、現場や営業の話を聞いて判断します。AIのメモは、話を始めるきっかけです。
• 会社の数字を入れるルールを決めます。 取引先別の売上や給与は、社外に出せない情報です。学習に使われない法人向けのプランを使い、取引先名は記号にするなど、入れてよい範囲を決めます。日本商工会議所の調査に寄せられた声には、こんなものもありました。「従業員が個人で生成AIを活用しているが、会社として把握できていない」（春日井の金属製品製造業）⁶。詳しくはAIを使うときの注意点をご覧ください。
• 税金や決算の判断は税理士に。 この仕組みは社内の会議のための資料です。税務や決算の扱いは、これまでどおり税理士に相談します。
• 使いたいAI機能が今の契約で使えるかを確かめます。 Microsoftのサポートページによると、Copilotが表示されないときは、契約（サブスクリプション）に含まれていないか、組織の設定で使えない可能性があります²。

伴走者がお手伝いすること

• 今の月次資料と、数字のありかの棚卸し
• 会計ソフト・販売管理からの書き出し手順と、集計表（計算式入り）の設計
• 集計表を読んで気づきをまとめる、AIへの指示文づくり
• 会社の数字をAIに入れるときの社内ルールづくり
• 会議での使い方の相談と、見る数字を広げるときの調整

製造業なら、FAXの注文書の読み取りと組み合わせると、売上の明細づくりも軽くなります。業種ごとの使い方は、各業種のページにまとめています（製造業・小売・商店・工務店・建設業）。